Descarte de documentos: como fazer de forma correta e segura?

Em vários ambientes corporativos, o cuidado com dados costuma ser associado somente à proteção de sistemas e senhas. Porém, o descarte de documentos físicos e digitais também representa uma etapa importante no manuseio das informações da empresa. 

Um simples papel esquecido na impressora ou um e-mail enviado para a lixeira e não excluído de maneira definitiva, é capaz de abrir espaço para exposições indesejadas.

Por isso, entender como se desfazer adequadamente de documentos cotidianos, como planilhas, contratos e rascunhos, é parte de uma rotina segura. 

Quer saber mais a respeito do assunto? Acompanhe a leitura!

Os riscos associados ao descarte incorreto

 

Você sabia que a destruição segura de documentos físicos e a digitalização de arquivos contribuem não só para a segurança da informação, mas também para as boas práticas de ESG (ambiental, social e de governança)?

 

Nesse contexto, quando papéis impressos com dados da organização são jogados no lixo comum ou documentos digitais são excluídos sem precauções específicas, informações valiosas podem parar nas mãos erradas. 

Além das penalidades jurídicas e das perdas financeiras, esse tipo de situação compromete a imagem da companhia perante o mercado e seus parceiros. Mesmo uma falha, aparentemente pequena, é suficiente para causar consequências significativas.

O que deve ser descartado com atenção?

Não são somente documentos oficiais que merecem cautela. Itens considerados “simples”, como apontamentos de reuniões, listas impressas de participantes, comprovantes e versões preliminares de arquivos também devem ser tratados com atenção. 

Além deles, um bilhete com um número de telefone ou login de sistema também representa uma porta de entrada para acessos indevidos.

Portanto, é indicado sempre se perguntar: este conteúdo possui algum registro que não deve ser compartilhado? Se a resposta for sim, o descarte precisa seguir medidas de proteção.

Como agir corretamente no dia a dia?

No momento em que falamos em segurança da informação, várias pessoas imaginam apenas sistemas complexos e barreiras digitais. Todavia, costumes cotidianos, como o ato comum de jogar um bilhete fora, estão diretamente relacionados à proteção de dados. 

Logo, a cautela com o descarte de elementos físicos e digitais é capaz de evitar estragos e exposições desnecessárias. Veja, a seguir, algumas atitudes que fazem diferença no local de trabalho:

1- Utilize fragmentadoras de papel sempre que precisar descartar materiais com dados da empresa

Documentos impressos que contenham informações como nomes, números de identificação ou algum dado interno devem ser destruídos por meio de fragmentadoras. Picotar o rascunho manualmente ou jogar no lixo comum permite que terceiros acessem conteúdos confidenciais.

2- Evite deixar documentos esquecidos em impressoras, mesas ou lixeiras abertas

Impressões abandonadas, anotações soltas em mesas e papéis jogados em lixeiras visíveis representam perigos silenciosos. Alguém que circule pelo local consegue visualizar ou pegar esses itens, o que compromete a segurança de informações que deveriam estar protegidas.

3- Apague os arquivos da lixeira do computador

Muitas pessoas acreditam que basta pressionar a tecla “Delete” para eliminar um arquivo. Entretanto, enquanto estiver na lixeira, ele ainda poderá ser acessado. É recomendável esvaziá-la regularmente e utilizar softwares de exclusão segura conforme necessário.

4- Descarte os equipamentos eletrônicos só após apagá-los corretamente

Dispositivos antigos, em alguns casos, guardam arquivos que parecem omitidos, mas que ainda podem ser recuperados. Antes de se desfazer de alguma mídia, realize uma formatação segura ou utilize ferramentas específicas para apagar definitivamente o conteúdo.

Desconsiderar o cuidado com o descarte de informações abre brechas significativas na segurança de qualquer organização. Embora muitos riscos estejam ligados ao cenário digital, os itens físicos e os hábitos cotidianos também merecem atenção. 

Um simples papel jogado no lixo ou um pendrive esquecido podem ser o ponto de partida para vazamentos e prejuízos. Logo, manter práticas seguras é um modo eficiente de proteger registros e evitar situações delicadas.